Procedura Zgłoszeń Wewnętrznych
I. Postanowienia ogólne
1. Procedura zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych, zwana dalej „procedurą”, określa tryb przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych dotyczących informacji o naruszeniu prawa lub regulacji i standardów etycznych ustanowionych w intive GmbH Oddział w Polsce, a także podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami.
2. Ochronie przewidzianej w procedurze sygnalista podlega od chwili dokonania zgłoszenia wewnętrznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego jest prawdziwa w momencie jego dokonania i stanowi informację o naruszeniu prawa.
3. Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia wewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara).
4. Sygnalista w każdym przypadku może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego. Zgłoszenia zewnętrzne przyjmowane są przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub inny organ publiczny, którego właściwość obejmuje podejmowanie odpowiednich działań następczych obejmujących przedmiot zgłoszenia.
W stosownych przypadkach zgłoszenia zewnętrzne są dokonywane także do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
5. Pojęcia ustawowe użyte w niniejszej procedurze należy rozumieć zgodnie z ich definicją zawartą w art. 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o sygnalistach.
II. Przedmiot zgłoszenia
1. Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego mogą być działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub wewnętrznym kodeksem etycznym intive, lub mające na celu obejście prawa dotyczące:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych.
15) naruszenie kodeksu postępowania lub przepisów regulaminu pracy
16) zastrzaszanie, nękanie lub mobbing
17) konflikt interesów
18) dyskryminacja
19) oszustwo
20) inne nieetyczne zachowanie
III. Tryb dokonywania zgłoszenia
1. Każdy sygnalista może dokonać zgłoszenia wewnętrznego:
1. Procedura zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych, zwana dalej „procedurą”, określa tryb przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych dotyczących informacji o naruszeniu prawa lub regulacji i standardów etycznych ustanowionych w intive GmbH Oddział w Polsce, a także podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami.
2. Ochronie przewidzianej w procedurze sygnalista podlega od chwili dokonania zgłoszenia wewnętrznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego jest prawdziwa w momencie jego dokonania i stanowi informację o naruszeniu prawa.
3. Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia wewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara).
4. Sygnalista w każdym przypadku może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego. Zgłoszenia zewnętrzne przyjmowane są przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub inny organ publiczny, którego właściwość obejmuje podejmowanie odpowiednich działań następczych obejmujących przedmiot zgłoszenia.
W stosownych przypadkach zgłoszenia zewnętrzne są dokonywane także do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
5. Pojęcia ustawowe użyte w niniejszej procedurze należy rozumieć zgodnie z ich definicją zawartą w art. 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o sygnalistach.
II. Przedmiot zgłoszenia
1. Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego mogą być działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub wewnętrznym kodeksem etycznym intive, lub mające na celu obejście prawa dotyczące:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych.
15) naruszenie kodeksu postępowania lub przepisów regulaminu pracy
16) zastrzaszanie, nękanie lub mobbing
17) konflikt interesów
18) dyskryminacja
19) oszustwo
20) inne nieetyczne zachowanie
III. Tryb dokonywania zgłoszenia
1. Każdy sygnalista może dokonać zgłoszenia wewnętrznego:
- elektronicznie - za pomocą zgłoszenia online składanego przy pomocy portalu intive Speak Up! (whistleblower-intive.vispato.com);
- ustnie - za pomocą zgłoszenia online zawierającego nagranie audio, składanego przy pomocy portalu intive Speak Up! (whistleblower-intive.vispato.com)
- pisemnie - w zamkniętej kopercie dostarczonej pocztą wewnętrzną lub zewnętrzną opatrzonej napisem „Zgłoszenie naruszenia”, umieszczonej w kolejnej zamkniętej kopercie, zaadresowanej na adres "Dział Compliance, intive Gmbh Oddział w Polsce, ul. Piłsudskiego 69, 50-019 Wrocław"
2. W celu rzetelnej weryfikacji zgłoszenia oraz skutecznego podjęcia działania następczego zgłoszenie powinno zawierać co najmniej:
1) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie;
2) adres do kontaktu sygnalisty;
3) możliwie dokładny opis przedmiotu naruszenia;
4) opis kontekstu związanego z pracą, który umożliwił dostrzeżenie zgłoszonego naruszenia;
5) wskazanie uzasadnionych podstaw, które umożliwiły stwierdzenie, że informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa.
3. Zgłoszenie może również zostać złożone anonimowo, jednak w takim przypadku możliwość kontaktu przez pracodawcę z sygnalistą może być ograniczona.
4. W terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia wewnętrznego Zespołu ds. Zgodności (Compliance) przekazuje sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
5. Na wniosek sygnalisty zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane także podczas spotkania z udziałem co najmniej 2 członków Zespołu ds. Zgodności, zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. Z przyjęcia zgłoszenia obecny podczas spotkania członek Zespołu ds. Zgodności sporządza protokół. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia takiego protokołu.
IV. Tryb rozpatrywania zgłoszeń
1. Zgłoszenia wewnętrzne są przyjmowane przez wyznaczonego członka Zespołu ds. Zgodności, który dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie spełnia warunki określone w niniejszej procedurze. W razie konieczności uzupełnienia lub wyjaśnienia zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym informacji członek Zespołu ds. Zgodności kontaktuje się z sygnalistą, o ile jest to możliwe.
2. Zespół ds. Zgodności może odstąpić od rozpatrzenia zgłoszenia będącego przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę, jeśli nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem. Zespół ds. Zgodności informuje sygnalistę o pozostawieniu zgłoszenia wewnętrznego bez rozpoznania, podając przyczyny, a w razie kolejnego zgłoszenia wewnętrznego pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.
3. W przypadku gdy zgłoszenie wewnętrzne spełnia warunki, o których mowa w pkt 1, zaś treść zgłoszenia wewnętrznego uzasadnia wszczęcie postępowania wyjaśniającego, Komisja ds. etyki podejmuje czynności mające na celu wyjaśnienie wszystkich okoliczności zawartych w zgłoszeniu.
4. Po wyjaśnieniu całokształtu okoliczności zawartych w zgłoszeniu Zespół ds. Zgodności podejmuje decyzję co do zasadności zgłoszenia oraz wydaje zalecenia co do podjęcia ewentualnych działań następczych.
5. Zespół ds. Zgodności przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego
6. Zespół ds. Zgodności nie przekazuje sygnaliście informacji zwrotnej, jeśli nie podał on adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację.
V. Działania następcze
1. W przypadku, gdy:
1) naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej intive GmbH Oddział w Polsce – Zespół ds. Zgodności podejmuje określone w zaleceniach działania naprawcze;
2) naruszeniu prawa nie można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej intive GmbH Oddział w Polsce – Zespół ds. Zgodności zawiadamia organy ścigania lub wszczyna inne postępowanie określone przepisami prawa;
3) zgłoszenie naruszenia okazało się bezzasadne – Zespół ds. Zgodności oddala zgłoszenie i zamyka postępowanie określone niniejszą procedurą.
2. Komisja ds. etyki podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności oraz przy zachowaniu pełnej poufności tożsamości sygnalisty.
VI. Ochrona sygnalisty
1. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane żadne działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
2. Do zakazanych działań odwetowych należą w szczególności:
1) odmowa nawiązania stosunku pracy;
2) wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
3) niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny;
4) niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony;
5) niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
6) obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę;
7) wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;
8) pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wysokości tych świadczeń;
9) przeniesienie na niższe stanowisko pracy;
10) zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
11) przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
12) niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
13) negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy;
14) nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
15) przymus, zastraszanie lub wykluczenie;
16) mobbing;
17) dyskryminacja;
18) niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
19) wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
20) nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne;
21) działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
22) spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
23) wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenie dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
3. Do zakazanych działań odwetowych należy także wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia.
4. Zakaz działań odwetowych obejmuje także osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia, osobę powiązaną ze zgłaszającym, a także osobę prawną lub inną jednostkę organizacyjną pomagającą sygnaliście lub z nim powiązaną, w szczególności stanowiącą własność sygnalisty lub go zatrudniającą.
VII. Postanowienia końcowe
1. Za prawidłowość oraz efektywność funkcjonowania niniejszej procedury odpowiada Zespół ds. Zgodności.
2. Zespół ds. Zgodności nie rzadziej niż raz w roku przekazuje Zarządowi Spółki zbiorczą informację o zgłoszeniach wewnętrznych oraz o podjętych w związku z tymi zgłoszeniami działaniach następczych.
2. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji Departament Kadr przekazuje informację o procedurze wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie innej niż stosunek pracy umowy.
3. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia przekazania jej do wiadomości wszystkich osób wykonujących pracę w intive GmbH Oddział w Polsce.
1. Zgłoszenia wewnętrzne są przyjmowane przez wyznaczonego członka Zespołu ds. Zgodności, który dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie spełnia warunki określone w niniejszej procedurze. W razie konieczności uzupełnienia lub wyjaśnienia zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym informacji członek Zespołu ds. Zgodności kontaktuje się z sygnalistą, o ile jest to możliwe.
2. Zespół ds. Zgodności może odstąpić od rozpatrzenia zgłoszenia będącego przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę, jeśli nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem. Zespół ds. Zgodności informuje sygnalistę o pozostawieniu zgłoszenia wewnętrznego bez rozpoznania, podając przyczyny, a w razie kolejnego zgłoszenia wewnętrznego pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.
3. W przypadku gdy zgłoszenie wewnętrzne spełnia warunki, o których mowa w pkt 1, zaś treść zgłoszenia wewnętrznego uzasadnia wszczęcie postępowania wyjaśniającego, Komisja ds. etyki podejmuje czynności mające na celu wyjaśnienie wszystkich okoliczności zawartych w zgłoszeniu.
4. Po wyjaśnieniu całokształtu okoliczności zawartych w zgłoszeniu Zespół ds. Zgodności podejmuje decyzję co do zasadności zgłoszenia oraz wydaje zalecenia co do podjęcia ewentualnych działań następczych.
5. Zespół ds. Zgodności przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego
6. Zespół ds. Zgodności nie przekazuje sygnaliście informacji zwrotnej, jeśli nie podał on adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację.
V. Działania następcze
1. W przypadku, gdy:
1) naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej intive GmbH Oddział w Polsce – Zespół ds. Zgodności podejmuje określone w zaleceniach działania naprawcze;
2) naruszeniu prawa nie można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej intive GmbH Oddział w Polsce – Zespół ds. Zgodności zawiadamia organy ścigania lub wszczyna inne postępowanie określone przepisami prawa;
3) zgłoszenie naruszenia okazało się bezzasadne – Zespół ds. Zgodności oddala zgłoszenie i zamyka postępowanie określone niniejszą procedurą.
2. Komisja ds. etyki podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności oraz przy zachowaniu pełnej poufności tożsamości sygnalisty.
VI. Ochrona sygnalisty
1. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane żadne działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
2. Do zakazanych działań odwetowych należą w szczególności:
1) odmowa nawiązania stosunku pracy;
2) wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
3) niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny;
4) niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony;
5) niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
6) obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę;
7) wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;
8) pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wysokości tych świadczeń;
9) przeniesienie na niższe stanowisko pracy;
10) zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
11) przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
12) niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
13) negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy;
14) nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
15) przymus, zastraszanie lub wykluczenie;
16) mobbing;
17) dyskryminacja;
18) niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
19) wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
20) nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne;
21) działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
22) spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
23) wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenie dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
3. Do zakazanych działań odwetowych należy także wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia.
4. Zakaz działań odwetowych obejmuje także osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia, osobę powiązaną ze zgłaszającym, a także osobę prawną lub inną jednostkę organizacyjną pomagającą sygnaliście lub z nim powiązaną, w szczególności stanowiącą własność sygnalisty lub go zatrudniającą.
VII. Postanowienia końcowe
1. Za prawidłowość oraz efektywność funkcjonowania niniejszej procedury odpowiada Zespół ds. Zgodności.
2. Zespół ds. Zgodności nie rzadziej niż raz w roku przekazuje Zarządowi Spółki zbiorczą informację o zgłoszeniach wewnętrznych oraz o podjętych w związku z tymi zgłoszeniami działaniach następczych.
2. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji Departament Kadr przekazuje informację o procedurze wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie innej niż stosunek pracy umowy.
3. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia przekazania jej do wiadomości wszystkich osób wykonujących pracę w intive GmbH Oddział w Polsce.